下面文章是我在寒假期间，为教学秘书培训所写。讲座之后，有的教学秘书要求把此稿刊登在《青教论坛》上，供大家参照学习。为满足大家的要求，我也只好献丑了。

在刊发此稿的同时，我也希望各位教学秘书务必在学习、工作之余，能结合寒假培训和本职工作实际情况谈一点个人的体会。督导室将根据来稿日期，陆续在《青教论坛》上刊登，供大家学习交流之用。再祝进步！

                         督导室  俞方

二〇一一年三月四日

加强教学管理 提高管理质量 教学秘书是关键

俞方

在座的各位新春愉快！大家好！

    我今天要讲的题目是，《加强教学管理，提高管理质量，教学秘书是关键》。

    今天的话题是教学秘书培训，最有资格谈论这个话题的应该是咱们各系部的主任。因为，他们和教学秘书是最直接的上下级关系。而且，每天工作在一起，彼此更了解。由系部主任讲这个话题，应该是更实际、更具体、更准确。可是，董助理通知让我讲，我推不掉，也只好勉为其难客串一把了。就算是抛砖引玉吧。

刚才教务处结合学院教学常规管理，对教学秘书分管工作进行了梳理，并提出了相应的具体工作要求。讲了很多，很全面，讲得很好。

学院对教学秘书有相应的岗位职责，尽管各系部对教学秘书工作要求不尽一致，可能一个系内的两个秘书的分工有所不同或工作任务侧重不同，但从系部教学管理的角度看，相关性还是一致的。那么怎样做才是一位称职的教学秘书呢？我以为，作为一名教学秘书应该首先清楚自己的工作职责即“服务、协调、监督、管理”这八个字的内涵是什么？我想凡是做过教学秘书的都应该有所了解，我就不再详细地讲了。那么如何履行职责，做好本职工作，应该是大家最关心的。为此，接下来我就教学督导过程中发现的一些问题，结合教学秘书工作实际，围绕“加强教学管理，提高管理质量”这条主线谈一些个人看法和建议，仅供参考。

一、教学秘书要善于学习，勤于沟通，精于管理

学习是我们永恒的主题。作为一名教学秘书要想精通业务，懂管理，会管理。就必需不断地学习，要刻苦钻研教育教学理论和相关文件精神，要熟悉并掌握国家、地方和学院各级行政部门颁布的法律法规、规章制度和有关要求。并在工作中不断探索实践进行自我完善，从而提高自身的政策水平和业务能力，适应岗位需要。

要做到懂管理，会管理，就必须熟悉管理的标准，管理的依据。依据是什么呢？依据就是制度。对我们来说，起码应做到心中有制度。如果一名管理者心中没有制度，遇事就不可能准确把握制度，按制度办事。我们强调用制度管人、管事，办文、办会，就是强调管理要有依据。强化制度管理，就是要维护制度的严肃性，要在学院形成一种人人讲制度，人人遵守制度，制度面前人人平等的良好氛围，为落实制度管理提供保障。

实践证明，只有大家在管理上有了共识，各项工作才可能顺利的开展，任务才可能落到实处。不然的话，大家没用共同语言谈都谈不拢，又怎能在一起共事呢？

在上学期教学巡查中，我们时有发现有的教师不能按时到岗或没有按照课表安排上课，有的班内学生出勤很少等现象。当我们向系里核查时，有时教秘、辅导员不在岗，有时分管主任不在岗，有时主任不清楚，有时教秘不清楚，情况多种多样。显得工作很被动，管理松散。是什么问题？有时教师调课了主任知道，但教秘并不清楚。也有教秘知道，主任不清楚。所以，我以为主要还是沟通不够及时，管理有漏洞。

有时主任工作忙，疏忽了，但作为教学秘书一定要及时补台。教学秘书要勤于沟通，主动开展工作，就是要堵塞漏洞。除了宏观上要掌握各专业、各年级教学进程之外，还要在每天工作之余，查阅课表，看一看明天哪些老师有课，哪个环节可能存在什么问题，要经常问问自己，这就是自查。要做到对每天有课教师心中有数。次日，一定要检查每次课教师到岗情况，发现问题要及时向主任汇报并与教务和相关部门进行反馈协调。这样久而久之，养成良好习惯，形成惯例。就能真正做到对各专业、各年级教学进程心中有数了。我想“业精于勤”就是这个道理。这是教秘的本职工作，做不到这一点不能说是一位称职的教学秘书。

再比如，上学期期末阶段系部教学管理质量检查发现，有的系不清楚按照“通知”要求应该提供哪些相关资料。教秘不清楚，系主任也不十分清楚，这就很不正常。究其原因，一是人员调整后不了解“指标内涵”；二是前后工作没有交接，缺少必要的内部沟通和协调。其结果是，有的是该做的工作没有做；有的是工作做完了没留痕迹。

为此建议，教秘应严格按照指标要求，适时督促检查落实情况。各项工作一定要按计划开展，任务要落到实处。我们强调精于管理，就是要求大家对于各项工作一定要精心设计、周密安排、认真落实。过程管理要细心，要注重实效，不要走过场，不能出纰漏。切忌工作脱离实际、忙于应付，等接到“通知”后，才按指标拼补、整理材料。

因此，每一位教学秘书除了要善于学习，熟悉业务之外，还应在实际工作中养成主动协调，自觉培养勤于沟通，主动服务的管理意识。所以，作为一名教学秘书应增强工作的计划性、积极性和主动性，对于阶段工作一定要做到心中有数，工作上要有超前意识。

二、教学秘书要经常深入“一线”，与师生交朋友，当好主任的助手

目前，学院各系的学生座谈会主要是由辅导员主持召开（也有例外）。为此，学院督导曾经多次建议学生座谈会应有系主任、教学秘书参加，可实际情况并非如此。（主任暂且不论）我认为，教学秘书应经常深入课堂，在了解师生教与学情况的基础上，通过与学生座谈等形式，及时了解学生动态，掌握学生对任课教师的教学评价，协助主任做好反馈协调，并监督、检查任课教师的改进情况和存在的问题，及时沟通或提出建议。这无疑对教师改进教学、增进师生关系、提高教学质量都是有益的。教学秘书有责任将掌握的情况向系主任汇报，并建议纳入考核或作为新学期教师配课参考。

这里我还想顺便谈一谈关于外聘教师的管理。检查发现，有的外聘教师根本不清楚学院调停课制度、教师行为规范、考试命题和阅卷要求、以及日志填写等有关制度规定。随之带来的一系列问题都要由我们教秘来协调处理，这就使教秘的工作更加繁重。有时我们替外聘教师做了一些补救工作，他们却根本不知。当出现问题时，系里处理起来又很为难。一方面考虑外聘教师请来不容易，另一方面学院有制度。处理不是，不处理也不是。

有人曾经这样讲：“外聘教师本来就不好找，咱们也不好跟人家讲学院的这个制度，那个规定的，弄不好人家不来了。”我以为，正是由于外聘教师是我们请来的客人，考虑到我们要与外聘教师进行长期合作，我们才有责任和义务，将学院的相关管理制度告知他们，要让他们心中有数。俗话说得好，丑话讲在前头，我想他们是能够理解的。不过选择什么时机讲，倒是应该讲究一些，应该把握好。这样便于日后的管理，不至于出了问题，不仅外聘教师“没面子”，我们也对不起客人或对不起朋友，使双方都处于尴尬的境地。

再有，外聘教师都是来自不同的学校或企事业单位到学院任教的。对于外聘教师环境变了，教育对象不同。首先，外聘教师对学院的相关管理制度要有一个熟悉适应的阶段。其次，师生之间也要有一个彼此相互了解适应的过程。为此，教秘作为系部教学管理的重要环节中的关键人物，应经常了解外聘教师在教学中存在的问题和不便，主动征求意见，发挥桥梁作用。所以，教学秘书更要经常深入教学一线，了解教与学的情况。尤其对外聘教师更应多一些沟通和交流，当好主任的助手。

三、加强教学管理，提高管理质量，教学秘书是关键

为什么这么讲，如果说教务处是学院的教学中枢的话，那么教学秘书就是系部教学中枢的关键人物。

刚才，我讲到教学秘书要发挥桥梁作用。试想，如果一个系没有一位精明强干的教学秘书，那么这个系的教学管理会是一种什么状态？这好比“大桥断梁，交通堵塞，一片混乱。”如果教学秘书业务不精，且在工作上采取“好人主义”，听之任之，得过且过。那么教学秘书的服务（服务学院、服务系部、服务教师、服务学生。）、协调（桥梁作用）、监督（监督制度、计划的执行、监督任务落实、监督问题整改。）、管理（主要侧重计划管理、运行管理、档案管理和会务管理等。）的工作职责也只能流于形式。系部的教学管理也就无从谈起。

我初次感知教学秘书工作早在师大上学期间，经常听老师们谈论化学系的杨秘书。此人40来岁，人们平日见到他总是一路快走，言语不多。但他却是大家公认的一位干将。系里每个年级的教学计划，用什么教材都在他脑子里；每位教师讲什么课？业务如何？他都一清二楚；甚至，每天哪个班在哪个教室上课，他不查课表都能一一道来；系内外的协调工作和各种会议都由他筹办料理，而且，工作井井有条；他平日虽言语不多，但有问必答，而且，头头是道；有时系主任不清楚的事，他都一清二楚。所以，人们习惯在化学系有事找老杨。

这是我在学生时代对教学秘书的一点感性认识，我十分尊敬这位杨老师。当时给我的感觉，教学秘书是一个非常重要的岗位，我也非常崇拜这个职业。这个岗位绝不是随便哪个人都能胜任的。

我在而后的多年教学管理实践中也证明了这一点，事实如此。

教秘朋友们：

在系部，你的工作任重繁杂，几乎无所不包。系部的教学、科研、行政这三块工作，你都要参与，一定要适时做好上下沟通，内外协调。就拿办会为例吧，可能系部组织召开的各种会议都要由你来操办。每次教学工作会议或综合会议你都应主动征求各位主任意见，了解他们要在会上讲些什么？然后，拟定会议议题向一把主任汇报。再通知与会人员提前做好参会准备，并统计参会人员和实际出勤情况，做好会议记录。会后，要及时整理记录，编撰会议纪要或信息、简报。最后，将有关资料归入教学档案。可能有的教秘会说：“办会是主任的事”。其实不然！应该说：“是主任替你做了”，我建议你应该补上。因为，这是你的工作。

各位教学秘书，你们肩上的胆子确实不轻，工作很辛苦。你们不仅是师生之间的桥梁，也是教师与系部主任之间的桥梁，还是系部与学院之间的桥梁。有时有的事情主任不十分清楚，而你们必须清楚。因为，你们是“桥梁”。你们的工作更具体，更直接。由于你们的工作性质决定了，系部内的大事小情，你们必须做到一清二楚；工作再忙，也要有条不紊；任务再重，也要随叫随到。这就是一个教学秘书的工作职责。

可见，教学秘书是系部教学管理的中坚力量，是系部教学中枢的关键人物。

因此，作为一名教学秘书，只有善于学习，勤于沟通，才能做好管理工作；只有经常深入教学一线，与师生交朋友，才能当好主任的助手；只有不为名利所动，主动培养服务意识，才能发挥好桥梁作用。

综上所述，作为一名教学秘书，一定要在工作实践中不断学习、培养和历练，不仅要懂管理，还要会管理。教学秘书应在服务中落实管理；在协调中促进管理；在监督中加强管理；在管理中细化过程，强化管理。这，就是一位基层教学管理干部——教学秘书的职责所在。

最后，预祝各位教学秘书在践行“八字工作职责”的同时取得优异成绩。

以上，是本人从教学督导工作角度，结合教学秘书“服务、协调、监督、管理”八字工作职责，谈了一点个人的看法和建议。还是那句话，仅供参考。

谢谢各位。

二〇一一年二月十四日