档案资料的管理是共青团工作的组成部分，是提高工作效率和工作质量的必要条件，是继承、发展团的各项工作，保持连续性，为目前和今后服务的一项重要工作。 

一、凡在学院共青团工作过程中或在团的活动中形成的具有保存价值的文件，以及有关文字、图片、声像等材料均属团的档案材料管理范围之列。 

二、团员的个人档案（入团志愿书），年度评优登记表等。 

三、各种档案材料按内容划分不同的保管期限，分永久、长期和短期三种，其中长期保管期限为 16 ～ 50 年，短期为 15 年以下。 

四、归档范围或保管期限 

（一）团代会、学代会的文件材料 

1、通知、名单、议程、报告、领导讲话、大会发言、重要的提案及处理结果、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、总结、公报、主席团会议记录、简报、重要的照片、录音（像）带和上级批复意见等文件材料，均应做永久保存。 

2、贺信、贺电、一般的提案及处理结果、讨论未通过的文件为长期保存。 

3、大会选举办法、候选人登记表和情况介绍、小组会议记录、参考文件、总结等文件材料为短期保存。 

（二）团委的全体委员会、办公会议的文件材料 

1、会议的公报、决议、决定、记录、纪要、领导讲话、讨论通过的文件材料应做永久保存。 

2、讨论未通过的文件材料等为短期保存。 

（三）全院性团员大会的讲话稿和会议记录，重要的做长期保存，不重要的做短期保存。 

（四）团的上级组织召开会议的文件材料凡涉及本院的报告、总结、决议等以及本院领导人在会上的重要发言材料做永久保存；会议的报告、总结、决议等文件做长期保存；简报、参考资料做短期保存。 

（五）团的上级组织的指示、决定、批示、批复、批转、通报、通知、规定及规章制度，针对本院的应永久保存；需要长期参照执行的，应长期保存；短期内参考的应短期保存。 

（六）团委发的决定、规定、通知、规章制度、通报和工作简报，重要的做永久保存；一般的做长期或短期保存。 

（七）团委的请示与上级批复，各系团总支的请示与团委的批复，重要的做永久保存，一般的做长期或短期保存。 

（八）团委的工作计划、总结，年度或学年的做永久或长期保存；季度或学期的做长期或短期保存。 

（九）团委的各种统计报表，年度或学年的做永久保存，季度或学期的做长期保存，月份的做短期保存。 

（十）团委及各基层团组织的专题调查报告和经验总结，重要的做永久或长期保存；一般的做短期保存。 

（十一）上级机关对团委及各系团总支人员编制，职务任免的指示文件做永久保存。 

（十二）团委批准入团、退团材料及名单做长期保存。 

（十三）全院团员名册应做永久保存。 

（十四）团内奖惩材料 

1、优秀团员、优秀团干部、优秀团干部标兵、先进团支部名单应永久保存。 先进事迹材料应长期保存。 

2、给予团内各种处分及撤消处分的决定材料应做永久保存。 

3、因各种原因被暂缓团籍注册的团员名单应永久保存；暂缓注册登记表应长期保存。 

（十五）院团委大事记及各分团委（总支）工作大事记，反映学院团的重大活动的照片、剪报、录相带、录音带等应做永久保存。 

（十六）重大活动或事件的电话记录应做永久或长期保存。 

（十七）各级团干部要按上述管理范围（除本办法第三条规定的之外），及时或定期将自己分管范围内的有关文件材料整理立卷后上交团委，由团委负责向院档案室移交。